A Tan Kapuja Buddhista Főiskola az intézmény rendeltetésszerű működéséhez; a hallgatók jogainak gyakorlásához és kötelezettségeinek teljesítéséhez; a képzés, kutatás megszervezéséhez; a munkáltatói jogok gyakorlásához, illetve az oktatók, kutatók, dolgozók jogainak gyakorlásához és kötelezettségeik teljesítéséhez; a jogszabályokban meghatározott nyilvántartások vezetéséhez; valamint a jogszabályokban és a főiskolai szabályzatokban biztosított kedvezményekre való jogosultság megállapításához, elbírálásához és igazolásához, illetve a végzettek pályakövetéshez nélkülözhetetlenül szükséges személyes és különleges adatokat tartja nyilván.
V.1 Törvényi kötelezettség folytán nyilvántartott hallgatói adatok [Nftv. 3. melléklet I/B. 1. a)-j)]
Adatok köre: a hallgatói jogviszonnyal összefüggő adatok: ba) a hallgató neve, neme, születési neve, anyja neve, születési helye és ideje, állampolgársága, lakóhelye, tartózkodási helye, értesítési címe és telefonszáma, elektronikus levélcíme, nem magyar állampolgár esetén a Magyarország területén való tartózkodás jogcíme és a tartózkodásra jogosító okirat – külön törvény szerint a szabad mozgás és tartózkodás jogával rendelkező személyek esetén a tartózkodási jogot igazoló okmány – megnevezése, száma; bb) a hallgatói (vendéghallgatói) jogviszony típusa, keletkezésének és megszűnésének időpontja és módja, a hallgató által folytatott képzés megnevezése, állami támogatottsága és munkarendje, a képzés befejezésének várható időpontja, a hallgató tanulmányainak értékelése, vizsgaadatok, megkezdett félévek, igénybe vett támogatási idő, a hallgatói jogviszony szünetelésének ideje; bc) a külföldi felsőoktatási résztanulmányok helye, ideje; bd) a képzés során megszerzett és elismert kreditek, beszámított tanulmányok; be) a hallgatói juttatások adatai, a juttatásokra való jogosultság elbírálásához szükséges adatok (szociális helyzet, szülők adatai, tartásra vonatkozó adatok); bf) a hallgatói munkavégzés adatai; bg) a hallgatói fegyelmi és kártérítési ügyekkel kapcsolatos adatok; bh) a fogyatékossággal élőket megillető különleges bánásmód elbírálásához szükséges adatok; bi) a hallgatói balesetre vonatkozó adatok; bj) a hallgató diákigazolványának sorszáma, a törzslap azonosító száma; bk) a hallgató oktatási azonosító száma, személyazonosító okmány száma, fényképe, társadalombiztosítási azonosító jele; bl) a szakmai gyakorlat teljesítésére, az abszolutóriumra, a záróvizsgára (doktori védésre), a nyelvvizsgára, valamint az oklevélre, oklevélmellékletre vonatkozó adatok; bm) a hallgatói jogviszonyból adódó jogok és kötelezettségek teljesítéséhez szükséges adatok. Továbbá a nemzeti felsőoktatásról szóló törvényben meghatározott egyéb hallgatói adatok.
Adathozzáférők: vizsgáztatók; oktatásszervezés (rektor, oktatási rektorhelyettes; tanulmányi igazgató, szakfelelős); a tanulmányi adminisztráció (tanulmányi informatikus, tanulmányi ügyintézők, oktatási asszisztens); illetve jogorvoslat esetén: hallgatói jogorvoslati bizottság tagjai és a főtitkár.
Az adatkezelés időtartama: a hallgatói jogviszony megszűnésére vonatkozó bejelentéstől számított nyolcvan évig.
Az adattovábbítás feltételei: az adatok továbbíthatók: a) a fenntartónak valamennyi adat, a fenntartói irányítással összefüggő feladatok ellátásához; b) a bíróságnak, a rendőrségnek, az ügyészségnek, a bírósági végrehajtónak, az államigazgatási szervnek a konkrét ügy eldöntéséhez szükséges adat; c) a nemzetbiztonsági szolgálatnak az Nbtv.-ben meghatározott feladatok ellátásához szükséges valamennyi adat; d) az Oktatási Hivatal részére valamennyi adat; e) a magyar állami ösztöndíj feltételei teljesítésének nyilvántartásáért felelős szervnek a képzésre és a hallgatói jogviszonyra vonatkozóan.
V.2 A tanulmányi és vizsgakövetelmények online lebonyolításhoz szükséges adatkezeléssel érintett adatok
Adatkezelés célja: tanulmányi és vizsga cselekmények online megvalósítása.
Adatok köre: a) Neptun tanulmányi rendszer által kezelt adatok köre (https://www.tkbf.hu/hallgatoknak/tanulmanyok/neptun-tanulmanyi-rendszer) a V.1 pontban írtak szerint; b) a főiskolai Moodle e-Learning platform / LMS (https://moodle.tkbf.hu/) által kezelt adatok köre (azonosító adatok, belépési és kilépési adatok, tanulmányi és vizsgakövetelmények teljesítése céljából oda feltöltött válaszok, dokumentumok, valamint azok értékelése); c) Google Cloud alapú Google Meet online platform (https://meet.google.com/) által kezelt adatok köre (azonosító adatok, belépési és kilépési adatok, a jelentkező által a belépéshez használt eszköz kamerája és mikrofonja által kezelt képek és hangok); d) Zoom video-konferencia szolgáltatás (https://zoom.us/) által kezelt adatok köre (azonosító adatok, belépési és kilépési adatok, a jelentkező által a belépéshez használt eszköz kamerája és mikrofonja által kezelt képek és hangok).
Adathozzáférők: a) Neptunban rögzített adatok tekintetében a V.1 pontban írt személyek; b) követelmények online teljesítése tekintetében: a követelmény teljesítését értékelő oktató(k); c) foglalkozásokról készült felvétel: adott kurzus oktatója és hallgatói; d) tanulmányi informatikai feladatok elvégzése céljából: tanulmányi adminisztráció.
Adatkezelés időtartama: a) a vizsga értékelése, illetve a Neptunban, (valamint az azzal egyezően a leckekönyvben és a vizsgalapon rögzített adatok) a hallgatói jogviszony megszűnésére vonatkozó bejelentéstől számított nyolcvan évig kerülnek kezelésre; b) A foglalkozásokról kizárólag az résztvevők hozzájárulása esetén készül felvétel, amely a Moodle-ben kerül kezelésre az adott kurzus egyéb tananyagaival együtt. Amennyiben valamely résztvevő nem járul hozzá, a felvételen képmása nem kerül rögzítésre; c) A szóbeli vizsgáról a Főiskola felvételt nem készít.
Az adattovábbítás feltételei: az V.1 pontban írt feltételekkel.
V.3 Alkalmazotti adatok
Adatkezelés célja: az oktatói, valamint az egyéb alkalmazotti jogviszony létesítése, teljesítése, megszűnése (megszüntetése), valamint a foglalkoztatással, a juttatások, kedvezmények, kötelezettségek megállapításával és teljesítésével kapcsolatosan előírt nyilvántartások kezelése, illetőleg bejelentési, bevallási és adatszolgáltatási kötelezettségek teljesítése.
Adatok köre: a) a munkaviszony létesítése, teljesítése, megszűnése (megszüntetése) vagy az abból származó igény érvényesítése szempontjából lényeges személyes adatok, nyilatkozatok, dokumentumok; b) a nemzeti felsőoktatásról szóló törvény alapján nyilvántartott alkalmazotti adatok: családi és utónév, nem, születési családi és utónév, születési hely és idő, anyja születési családi és utóneve, állampolgárság, oktatási azonosító szám, személyazonosító okmány száma, adóazonosító jele; lakóhely, tartózkodási hely, értesítési cím; munkaviszonyra, közalkalmazotti jogviszonyra, megbízási jogviszonyra vonatkozó adatok: a munkáltató – több esetén valamennyi munkáltató – megnevezése, megjelölve, hogy mely munkáltatóval létesített foglalkoztatásra irányuló további jogviszonyt, végzettségi szint, szakképzettség, szakképesítés, idegennyelvtudás, tudományos fokozat, munkában töltött idő, közalkalmazotti jogviszonyba beszámítható idő, besorolással kapcsolatos adatok, kitüntetések, díjak és más elismerések, címek, munkakör, vezetői megbízás, munkakörbe nem tartozó feladatra történő megbízás, munkavégzésre irányuló további jogviszony, fegyelmi büntetés, kártérítésre kötelezés, munkavégzés ideje, túlmunka ideje, munkabér, illetmény, továbbá az azokat terhelő tartozás és annak jogosultja, szabadság, kiadott szabadság, az alkalmazott részére történő kifizetések és azok jogcímei, az alkalmazott részére adott juttatások és azok jogcímei, az alkalmazott munkáltatóval szemben fennálló tartozásai és azok jogcímei, kutatói tevékenység, tudományos munka, művészeti alkotói tevékenység, azok eredményei, a doktori képzésben és doktori fokozatszerzési eljárásban oktatói, kutatói minőségben történő részvételre vonatkozó adatok, akkreditációs nyilatkozat, a felsőoktatási intézmény mint megbízó által megbízási jogviszonyban történő foglalkoztatás – a gazdasági tanács elnöke és tagja – esetén előírt feltétel igazolására vonatkozó adatok; az oktatói munka hallgatói véleményezésének eredményei; habilitációs eljárás eredménye; az adatokat igazoló okiratok azonosítására szolgáló adatok; c) a munkáltató által a munkavégzéshez biztosított információtechnológiai vagy számítástechnikai eszközön, rendszerben tárolt, a munkaviszonnyal összefüggő adatok.
Adathozzáférők: döntéshozói körben: rektor, gazdasági igazgató, fenntartó törvényes képviselője; jogi előkészítés körében: főtitkár; tanulmányi rendszerben rögzítés tekintetében: tanulmányi igazgató, tanulmányi informatikus; illetve bérszámfejtési és adóbevallási körben: könyvelés.
Adatkezelés időtartama: a nyugdíjbiztosítási okból nem selejtezhető iratok kivételével a foglalkoztatás megszűnésétől számított öt év.
Az adattovábbítás feltételei: – az a gazdasági tanács elnöke és tagja – esetén előírt feltétel igazolására vonatkozó adatok kivételével – továbbíthatók: a fenntartónak valamennyi adat, a fenntartói jogok gyakorlásához szükséges mértékben; a társadalombiztosítási, illetmény és munkabér vagy más juttatás kifizetőhelyének minden olyan adat, amely az illetmény, munkabér vagy más juttatás, jogosultság megállapításához, igénybevételéhez szükséges; a felsőoktatási információs rendszer működéséért felelős szervnek minden olyan adat, amelyet e törvény szerint a felsőoktatási információs rendszer kezelhet; a MAB-nak minden olyan adat, amely ahhoz szükséges, hogy megállapíthassa a felsőoktatási intézmény működéséhez szükséges feltételek meglétét; a bíróságnak, rendőrségnek, ügyészségnek, a bírósági végrehajtónak, államigazgatási szervnek a konkrét ügy eldöntéséhez szükséges adatok; a munkavégzésre vonatkozó rendelkezések ellenőrzésére jogosultaknak a foglalkoztatással összefüggő adatok, a nemzetbiztonsági szolgálatnak a nemzetbiztonsági szolgálatokról szóló törvényben meghatározott feladatok ellátásához szükséges valamennyi adat; az oktatói munka hallgatói véleményezése eredményeit a felsőoktatási intézménnyel hallgatói, foglalkoztatási jogviszonyban állók számára az intézményi szabályzatban meghatározott módon; valamint az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló törvény alapján a felsőoktatási intézményhez intézett adat-megismerési kérelem teljesítése céljából a kérelmezőnek a közérdekből nyilvános adatnak minősülő adatok.
Közérdekű vezetői, ügyintézői és oktatói adatok: a Főiskolai honlapon közzétett vezetői, ügyintézői, valamint oktatói adatok közzétételük előtt az érintett személlyel előzetesen egyeztetésre kerülnek.
V.4 Biztonsági kamerarendszer
Adatkezelés célja: bűnmegelőzési és vagyonvédelmi célból a zártláncú kamerás megfigyelőrendszer adatainak a Kamerás megfigyelőrendszer szabályzata (AASZ 4. sz. melléklete) szerinti kezelése.
A kezelt adatok köre, az adatkezelés módja: képfelvétel készítése és jelen szabályzatban rögzített időtartamra történő rögzítése. A képfelvétel kérelemre történő megtekintése esetén: megtekintő családi és személyneve, a felvételen szereplő eseménynek a betekintési kérelemben rögzített leírása.
Adathozzáférők: vezető épületgondnok, valamint IT támogatás céljából a tanulmányi igazgató és a tanulmányi informatikus.
Adatkezelés időtartama: a rögzített felvételek 3 munkanapon át tárolhatók, ezt követően törlődnek. Akinek jogos érdeke fűződik hozzá (pl. jogi eljárás), a jogos érdek igazolásával kérheti, hogy a Főiskola tekintsen el a felvétel törlésétől. Amennyiben hatósági vagy bíró-sági megkeresésre az ezt követő 30 napon belül nem kerül sor, a felvételt törölni kell.
Az adattovábbítás feltételei: bíróságnak, rendőrségnek, ügyészségnek, a bírósági végrehajtónak, államigazgatási szervnek a konkrét ügy eldöntéséhez szükséges adatok; a nemzetbiztonsági szolgálatnak a nemzetbiztonsági szolgálatokról szóló törvényben meghatározott feladatok ellátásához szükséges valamennyi adat.
V.5 Álláspályázatok
Adatkezelés célja: új munkatársak, vezetők, magasabb vezetők toborzása, sikeres pályázat esetében a kinevezésre jogosult felé történő felterjesztése.
Adatok köre: a) a pályázat elbírálás vagy az abból származó igény érvényesítése szempontjából lényeges személyes adatok, nyilatkozatok, dokumentumok; b) a nemzeti felsőoktatásról szóló törvény alapján nyilvántartott alkalmazotti adatok. Az a) és b) pontba értendő minden olyan személyes adat, amelyet a pályázó a pályázat részét képező önéletrajzban vagy annak mellékleteiben feltüntet, jellemzően:
– természetes személyazonosító adatok,
– képzettségre, tanulmányokra vonatkozó személyes adatok,
– előző munkahelyekre, foglalkoztatási jogviszonyokra vonatkozó személyes adatok,
– elérhetőségi adatok (e-mailcím, telefonszám),
– az érintett képmása (fényképes önéletrajz esetén), valamint
– az érintett aláírása.
Adathozzáférők: döntéshozói körben: Főiskolai Tanács elnöke és tagjai, szenátus tagjai, fenntartó törvényes képviselője valamint az illetékes szakterület és/vagy szervezeti egység kiválasztási eljárásban részt vevő vezetője, illetve annak meghatalmazottja; jogi előkészítés körében: főtitkár; ülések előkészítése és felterjesztés tekintetében: Rektori Hivatal HR feladatokat ellátó munkatársa, fenntartó Titkárságának vezetője és HR feladatokat ellátó munkatársai.
Az adatok forrása és az adatkezelés módszere: az adatok forrása az érintett (a pályázó). Az érintett személyes adatait a pályázat megküldésével egyidejűleg adja meg, az adatkezelési hozzájáruló nyilatkozattal együtt. Az adatokat elektronikusan és papír alapon is kezeljük (vegyes módszer).
Adatkezelés időtartama: a sikertelenül pályázó érintett személyes adatait az érintett adatok kezelésére irányuló hozzájárulásának visszavonásáig, de legfeljebb a kiválasztási eljárás lezárásáig őrizzük meg. Az eljárás lezárását követően a személyes adatokat tartalmazó elektronikus állományokat haladéktalanul töröljük, a papír alapon eljuttatott pályázatokat pedig – másolat készítése nélkül – visszajuttatjuk az érintettnek. Az álláspályázatokkal kapcsolatos iratkezelés során figyelmet fordítunk arra, hogy az érintett személyes adatai ne kerüljenek iktatásra.
A sikeres pályázat alapján alkalmazásra kerülő érintett pályázati anyaga a munkaviszony létesítését követően az érintett személyes anyagának részét képezi, megőrzésére a továbbiakban az „V.3 Alkalmazotti adatok” című adatkezelési tájékoztatóban foglaltak lesznek az irányadóak.
Az adattovábbítás feltételei: a fenntartónak valamennyi adat, a fenntartói jogok gyakorlásához szükséges mértékben; a kinevezésre jogosultnak a nemzeti felsőoktatási törvényben előírt módon valamennyi adat.
